Наказ директора ЦДАГО України
30.12.2020 № 52

1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами), Центральний державний архів громадських об’єднань України (далі - ЦДАГО України) утворює Експертно-перевірну комісію (далі - ЕПК) з метою проведення експертизи цінності документів, визначення у межах своїх повноважень складу Національного архівного фонду (далі – НАФ), внесення документів до НАФ та вилучення їх з НАФ.

2. ЕПК є постійно діючим органом ЦДАГО України.

3. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, правилами, інструкціями та рекомендаціями Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів) та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.

4. До складу ЕПК, який затверджується директором ЦДАГО України входять: голова - заступник директора архіву, заступник голови - начальник відділу формування НАФ і діловодства, секретар та члени ЕПК – фахівці структурних підрозділів ЦДАГО України, фахівці з архівної справи, представники наукових установ і громадських формувань, інші фахівці.

5. Голова ЕПК:

- організовує роботу ЕПК;

- призначає (у разі необхідності) позачергові засідання;

- приймає рішення про позаплановий розгляд питання.

Уразі відсутності голови ЕПК його обов’язки виконує заступник.

6. Секретар ЕПК:

- здійснює приймання та реєстрацію отриманих документів;

- перевіряє наявність усіх документів, їх комплектність і правильність оформлення. У разі виявлення нестачі необхідної кількості примірників документів, неналежним чином оформлених документів, відсутності витягів із протоколів ЕК, експертних висновків, секретар ЕПК протягом 3 днів інформує про це юридичну особу, яка подала документи на розгляд ЕПК. Якщо протягом 10 робочих днів юридична особа не подає до ЦДАГО України необхідні та правильно оформлені документи, секретар ЕПК готує проєкт листа із зазначенням вмотивованої відмови в розгляді документів на засіданні ЕПК та подає його на підпис голові ЕПК;

- забезпечує своєчасність подання матеріалів на розгляд голови та членам ЕПК;

- передає зареєстровані документи з резолюцією голови ЕПК для розгляду членам ЕПК у день їх надходження або наступного робочого дня;

- є членом ЕПК і розглядає документи, подані на розгляд ЕПК;

- здійснює контроль за рухом документів, що надійшли на розгляд ЕПК;

- готує проєкт порядку денного засідання ЕПК, укладає список запрошених осіб;

- за рішенням голови ЕПК забезпечує скликання засідань ЕПК;

- передає голові ЕПК та її членам порядок денний чергового засідання комісії і весь комплект документів, що надійшли на розгляд, не пізніше ніж за 5 робочих днів до засідання;

- оформлює протокол засідання ЕПК, витяг з протоколу, складає супровідний лист, заповнює гриф схвалення/погодження або проставляє штамп ЕПК про схвалення/погодження документів не пізніше 10 робочих днів після проведення засідання;

- після затвердження протоколу засідання ЕПК директором архіву, за необхідності, надсилає витяг з протоколу засідання ЕПК заінтересованій юридичній особі протягом 5 днів;

- здійснює облік і звітність про роботу ЕПК;

- веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.

У разі відсутності секретаря його обов’язки за дорученням голови ЕПК виконує інший член ЕПК, про що зазначається в протоколі.

7. ЕПК працює відповідно до річного плану роботи, який затверджується директором ЦДАГО України, і звітує перед ним про проведену роботу.

8. Основними завданнями ЕПК ЦДАГО України є:

- науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;

- розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;

- перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної експертними комісіями юридичних осіб – джерел формування НАФ у зоні комплектування архіву;

- розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах;

- проведення експертизи цінності архівних документів, вилучених органами доходів і зборів або правоохоронними органами, конфіскованих за рішенням суду відповідно до статті 28 Закону України «Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей».

9. ЕПК приймає рішення про:

- схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, громадських формувань, що перебувають у зоні комплектування ЦДАГО України та їх подання на затвердження керівникам юридичних осіб;

- погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії (далі - ЕК), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архіву;

- схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства ЦДАГО України та подання таких документів на затвердження директора архіву;

- подання для схвалення Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву (далі – ЦЕПК) і затвердження головою Укрдержархіву списків джерел формування НАФ, списків юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, які перебувають у зоні комплектування архіву;

- схвалення і подання на погодження із Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву: актів про вилучення документів з НАФ, про невиправні пошкодження документів НАФ, що зберігаються в ЦДАГО України, в юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архіву; анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються в ЦДАГО України, у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архіву;

- схвалення та подання на затвердження директора ЦДАГО України актів грошової оцінки документів Національного архівного фонду, що зберігаються у ЦДАГО України, у юридичних та фізичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архіву;

- внесення до Національного архівного фонду документів, що зберігаються у фізичних осіб; документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.

10. Для виконання покладених на ЕПК завдань їй надається право:

- контролювати дотримання юридичними особами, що перебувають у зоні комплектування архіву установлених правил проведення експертизи цінності документів;

- порушувати перед керівниками юридичних осіб, що є джерелами комплектування архіву, питання про надання інформації стосовно розшуку відсутніх документів НАФ та надання письмових пояснень у випадку втрати цих документів;

- пропонувати керівникам архівних підрозділів юридичних осіб, що є джерелами комплектування архіву, надавати відомості та висновки, необхідні для визначення цінності і строків зберігання документів;

- під час розгляду описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

- заслуховувати на своїх засіданнях за домовленістю з керівниками юридичних осіб, що є джерелами комплектування архіву, інформації про стан упорядкування, обліку та зберігання документів НАФ;

- запрошувати на засідання ЕПК, в якості консультантів та експертів, фахівців архівних підрозділів юридичних осіб, членів їх експертних комісій з проведення експертизи цінності;

- інформувати директора архіву з питань, що входять до компетенції ЕПК.

11. Засідання ЕПК проводяться не рідше чотирьох разів на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.

Рішення ЕПК приймаються більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні, оформлюються протоколом, який підписує голова (у разі його відсутності – заступник) і секретар комісії та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК директором архіву.

12. У разі відмови директора ЦДАГО України затвердити протокол засідання ЕПК з проведення експертизи цінності документів, її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК, рішення якої є остаточним.

13. Власник документів або уповноважена ним особа може оскаржити до ЦЕПК рішення, прийняте ЕПК архіву з проведення експертизи цінності документів щодо внесення до НАФ або вилучення з нього документів, а також щодо проведення їх грошової оцінки.

Рішення ЦЕПК може бути оскаржено до суду.